مقدمات کی حد. تشکیل کی ترتیب

ان پر عملدرآمد کے بعد تمام دستاویزات کیس میں گروپ بندی کی جائے ضروری ہے. GOST 51141-98 کے مطابق میں لفظ "کاروبار" ایک ایک دستاویز سمجھ یا تنظیم کی ایک خاص سمت سے متعلق ہے اور علیحدہ آڑ میں ایک فولڈر میں رکھ دیا جس میں دستاویزات، کے مقرر کیا جانا ہے. ہر تنظیم میں مقدمات کا صحیح تشکیل، اسٹوریج اور ریکارڈنگ کے لئے ہر سال جزو نام امور، دستاویزات کی ایک فوری تلاش کے لئے ضروری ہے جس (اندرونی اور بیرونی ماحول میں تبدیلی کے اکاؤنٹ میں لینے کے) لازمی ہے.

جب معاملات کے قیام کو کوئی یونٹس کا ریکارڈ رکھنے کے متحد ریاست کے نظام کی ضروریات کی طرف سے رہنمائی کی جائے چاہئے. اہم دفعات GOST 51141-98، روسی حکومت کی آرکائیو ڈیپارٹمنٹ کے اہم دستاویزات میں مقرر کیا جاتا ہے، رہنما اصولوں لاشیں، دستاویزی فلم مواد کی فہرستوں کا آرکائو. اس کے ساتھ عمل کرنے کے لئے ضروری ہے کہ دستاویزات کی سٹوریج کی شرائط اور فائلوں. تنظیم کو ہر شعبہ میں اور بھر میں ایک پیچیدہ ساخت اور بہت سے افعال کے ساتھ ایک تنظیم کو منظم کرنے کی دستاویزات، قیام اور تخکرمن مقدمات کی وردی اصولوں کا اطلاق ہوتا ہو. لہذا نام امور محکمہ کے عملے، معیار کی سروس، کسی دوسرے ساخت یونٹ یا تنظیم کے اکاؤنٹ میں وصول کنندہ دستاویزات کی ضروریات لینے قائم کیا جانا چاہئے.

پہلے قدم پر دستاویزات کے مسائل اور اقسام، نام یونٹ یا تنظیم کے معاملات کا شامل ہونا ضروری ہے جس کی شناخت کرنا ہے. ہم تخلیق اور وصول کرنے کا طریقہ دستاویزات کی پوری رقم کا احاطہ کرنے کی ضرورت سے آگے بڑھنے چاہئے. آپ نام کے تحت نہیں نئے سوالات کو دیکھتے ہیں تو، اس سے اضافے بنانے کے لئے ضروری ہے. فارم امور نام بروقت اپ ڈیٹ یہ اجازت دینی چاہیے. لہذا، جب تخکرمن امور نیا اشاریہ جات کے امکان فراہم کرتے ہیں اور پہلے سے ہی مقدمات قائم کیا جو پہلے تفویض سوچکانکوں کی جگہ کو خارج کرنا چاہئے. پاسنگ نامکمل کاروبار کی اصل تعداد کے تحفظ سے اگلے سال کی حد کو ختم کئے.

ہر معاملے کا عنوان واضح ہونا ضروری ہے اور مکمل طور پر کیس کی ساخت اور اس فولڈر میں رکھ دیا جاتا ہے کہ دستاویزات کے مواد انکشاف. ایک فولڈر پر انڈیکس اور وضاحت ہونا ضروری ہے کی شیلف زندگی کیس. مقدمات کی مجموعی مثال، احکامات، پروٹوکول، اسی طرح کی ہدایات اور کے لئے، برائے نام کی بنیاد پر کیا جاتا ہے. مقدمات مثال کے طور پر تفصیل سے ترتیب دیا جا سکتا ہے، اسی طرح کی ایک مخصوص رپورٹر، خط و کتابت کے خام مال کی فراہمی، صحافیوں کے ساتھ خط و کتابت کے لئے ایک علاقائی بنیادوں پر مل کر، اور اس کے ساتھ خط و کتابت.

جب گروہ بندی دستاویزات ان کی ذخیرہ کرنے کے معاملے پر توجہ دینا چاہئے. عارضی اور مستقل سٹوریج یا مختلف سٹوریج ادوار میں سے ایک کیس کی دستاویزات میں مل کر نہیں کیا جا سکتا. اس ڈرافٹ معاہدے میں شامل کرنے کے لئے کی اجازت نہیں ہے، غیر متعلقہ دستاویزات یا نقول کے اختیارات میں کئی گنا اضافہ. معاملات کی تشکیل میں تمام دستاویز دستخط اور مناسب کلیئرنس کی موجودگی میں کی جانچ پڑتال کی جانی چاہئے.

انڈیکسنگ امور اور ترجیح کی ترتیب اہمیت کی ترتیب میں بنایا جانا چاہئے. سب سے پہلے سب سے اہم دستاویزات (احکامات، ضابطوں یا دیگر خاکہ پیش انتظامی دستاویزات). امور کے نام اشاریہ جات اور امور کے عنوانات، سٹوریج کی شرائط و ضوابط، آرڈر انخلاء پر مشتمل ہونا چاہیے. تنظیم میں قائم آرڈر کی طرف سے منظوری دے دی اور اس کے ساتھ اس بات پر اتفاق مقدمات کی رینج افسر خطے کی ریاست آرکائیو کی. نام میں سال کے اختتام پر مقدمات جس میں ہر زمرے میں ایک سال کے دوران کھولے جانے کی تعداد دکھا حتمی ریکارڈ جاری. مستقل رکایونگ یا عارضی اسٹوریج مقدمات کو ٹھکانے لگانے کے مقدمات درج (پختگی پر) قائم کرنے کے مطابق کیا جاتا ہے دفتر کے کام پر ہدایات کی طرف سے تنظیم حق کے.