ریکارڈ کا انتظام اور دستاویز کے انتظام کیا ہے؟

کاروبار میں کامیابی اس کی مناسب تنظیم پر انحصار کرتا ہے. دونوں مینیجرز اور ملازمین ایسی کاغذی کارروائی ہے کہ اس بات سے آگاہ ہونا چاہئے. کس قسم کے ہیں، اور کام کے فلو کی تنظیم میں اکاؤنٹ میں لیا جانا چاہئے کہ کیا قواعد و ضوابط اس کی خصوصیات کیا ہیں؟

کیا ریکارڈ کا انتظام ہے

کسی بھی تنظیم، قطع نظر اس کی ملکیت اور خصوصیات کے، کاروبار کے دوران میں کاغذ کی ایک قسم پیدا کرتا ہے. اس کے احکامات اور حروف دونوں، اور رپورٹیں ہو سکتا ہے. ان میں سے سب تنظیمی اور انتظامی دستاویزات سے تعلق رکھتے ہیں.

آفس کا کام - تنظیم کے دستاویزات پیدا کرنے کے لئے ایک سرگرمی، بعض قوانین اور ضروریات کی طرف سے کارکردگی کا مظاہرہ کیا. اکثر اداروں میں اس شعبے میں سرشار عملے، روزگار مختص. چھوٹے فرموں میں سیکرٹری تقریب تقریبا کسی ملازم پر رکھا جا سکتا ہے.

آپ اصطلاحات (کیا کاغذی کارروائی) کے جوہر کو سمجھنے، تو یہ واضح ہو جاتا ہے لفظ کی اصل ہے. یہ سب سے بڑھ کر سرکاری معلومات کا ایک مال بردار پر تعین. اس عمل کے دوران پیدا کرتا تنظیمی اور انتظامی دستاویزات، بعد میں بعض اعمال کا خالق ہے.

"علما" کی اصطلاح ایک طویل وقت کے لئے شائع، لیکن صرف گزشتہ صدی کے وسط میں، سرکاری طور پر شکل لیا، ریاستی سطح پر قواعد و ضوابط میں طے کیا جا رہا ہے.

آفس مینجمنٹ اور دستاویز کے انتظام - یہ کیا ہے؟

تنظیم آزادانہ قانون کے موجود نہیں کر سکتے. یہ ہمیشہ ایک ریکارڈ کا انتظام اور دستاویز کے انتظام ہے. یہ ان کو کس طرح کا انتظام کرنے کے لئے کس منتقلی کاغذ کی خصوصیات کیا ہیں؟ سیکرٹریز، archivists، اہلکاروں محکمہ کے ملازمین: ان مسائل کے ماہرین کی طرف سے حل کر رہے ہیں.

کاروبار خط و کتابت ایک ٹھوس میڈیم پر فکسنگ معلومات، ایک کاغذ یا الیکٹرانک آلہ کی تخلیق شامل ہے. تحریک آرڈر یا عملدرآمد کو اس کی تخلیق کی طرف سے ایک خط اور محفوظ شدہ دستاویزات یا تباہی بھیجنا - اس کی بنیاد پر کام کا بہاؤ تنظیم بنایا گیا ہے.

ملازمین اور تنظیم کی دستاویز کے انتظام کے لئے احترام کے ساتھ کاروبار کے کاغذات کی جگہ پر کے طور پر بیرونی اور اندرونی حصوں میں تقسیم کیا جاتا ہے. ذریعہ سے، حروف جس طرح آگے کے احکامات پر منحصر ہوگا.

اندرونی دستاویز تنظیم مندرجہ ذیل اقدامات شامل ہیں:

• منصوبے کی دستاویز کی تخلیق؛
• آرڈینیشن؛
• ڈرافٹ دستاویز پر دستخط کرنے، تاریخ اور نیچے رکھ رجسٹریشن نمبر؛ رجسٹریشن کے وقت سے سرکاری طور پر شائع اور ان پر عملدرآمد کے لئے قبول سمجھا جاتا ہے؛
• قصورواروں اور نگرانی لانے کے لئے؛
• احکامات پر عملدرآمد؛
• ، اسٹوریج کے لئے کاغذات وقت اور ضرورت کے لحاظ سے عملدرآمد کی رجسٹریشن؛
• میعاد ختم ہو یا ارکائیونگ کے لئے ان کے ڈیزائن کے ساتھ کاروباری دستاویزات کی تباہی.

بیرونی دستاویز مجموعی طور پر اسی طرح کی ہیں، لیکن کچھ اختلافات ہیں مراحل:

• دستاویزات کے باہر سے کمپنی کو فراہم کی. یہ کاغذ والدین اور بچے، شاخیں، سرکاری حکام، عدالتی احکامات، شہریوں سے حروف کے حکام سے قواعد و ضوابط ہو سکتا ہے.
• تمام رجسٹریشن کے طریقہ کار سے گزرنا کی ضرورت کاروباری دستاویزات کو منظم کرنے میں موصول ہوا. اس بات کی تصدیق ہے کہ وہ کنٹرول میں لے جایا جاتا ہے.
• اگلے مرحلے دستاویز، تعارف یا کارکردگی کی ضروریات کے ساتھ کام کرنا ہے.
• اگر ضروری ہو تو، ایک باضابطہ جواب سے بنا ہے.
• آخری مرحلہ - طویل یا ابلیھیی سٹوریج، اور ممکنہ تباہی پر ڈرائنگ.

اصل میں، تنظیم کے انتظام کے لئے احترام کے ساتھ مندرجہ ذیل کر رہے دستاویز کی اقسام:

• ؤردوگامی - حکمرانوں (وضاحتی نوٹ) کو غلام سے؛
• نیچے کی طرف - ملازمین (احکامات) کو انتظامیہ سے؛
• افقی - برابر عہدوں (اعمال، پروٹوکول) کے درمیان.

دستاویز کے تمام مراحل تحریک میں خصوصی میگزین میں ریکارڈ کیا جاتا رہا ہے. انہوں نے کئی مختلف طریقوں سے کیا جا سکتا ہے:

• کے رجسٹر تحریک دستاویزات؛
• کارڈز دستاویزات؛
• الیکٹرانک دستاویز تنظیموں کی وسیع اکثریت میں سب سے زیادہ عام ہے.

عدالت کی کارروائی کی خصوصیات

بہت سے What قانونی کاغذی کارروائی حیرت ہے، اور یہ کل سے مختلف ہے کہ کس طرح. عدالت کے کیس - یہ دستاویزات اور مادی ثبوت کا ایک تھوڑا سا مختلف سیٹ ہے. مناسب سٹوریج اور تحریک عدالتی نظام کی شفافیت فراہم کرتا ہے. آزمائشی علما، تنظیمی برعکس رضاکارانہ ہو سکتا ہے. یہ مجاز افراد کی طرف سے منظم کیا جاتا ہے اور سختی سے کنٹرول کیا جاتا ہے. اس کے لئے، ریگولیٹری اور ساتھ ساتھ تباہی تک تمام اقدامات کی وضاحت کی.

سیکرٹری کے فرائض

کیا کاغذی کارروائی اور کاغذی کارروائی کی کمپنی کے ملازمین میں سے زیادہ تر بہت مبہم خیال. پیشہ ورانہ سرگرمی - یہ وہی سیکرٹری کے لیے.

سیکرٹریٹ ادیموں کی بنیادی افعال انجام دستاویز کے انتظام. شکل اور کام کی تنظیم ریکارڈ رکھنے سروس کاروباروں کی خصوصیات ان اقسام میں تقسیم کیا جاتا ہے:

• مرکزی - تمام سیکرٹریوں اسی محکمے اور موضوع چیف علما کارکن یا سینئر سیکرٹری میں ہیں.
• وکندریقرت - سیکرٹریوں اور عملہ اپنے فرائض، مختلف اعلی افسران کو تنظیم اور موضوع کے مختلف حصوں میں پھیل کارکردگی کا مظاہرہ.
• مخلوط - یہ بڑی تنظیموں میں سب سے زیادہ عام ہے.

خصوصیات کمپنی کے براہ راست سیکرٹریٹ اپنایا تشکیل کس پر انحصار کرے گا دستاویز.

دفتر کے کام پر ہدایات

قطع نظر سائز اور ملکیت کی صورت میں، کسی بھی تنظیم میں دستاویزات کی نقل و حرکت کے ریگولیٹری میں ایک وصول کنندہ ایکٹ ہونا ضروری ہے. کیا ہے کے ریکارڈ کے انتظام پر ہدایات، اور کس طرح بنانے کے لئے؟ یہ مسئلہ سیکرٹریوں کو بلکہ رہنماؤں کے درمیان نہ صرف تشویش کا باعث ہے.

دفتر کے کام پر ہدایات - اس کے حکم یا ہدایات کے دستورالعمل، دائمی کارروائی کی طرف سے منظور کی تنظیم کی اندرونی ریگولیشن ہے. اس دستاویز کی منظوری کے تمام مراحل بیان، خطوط کی فہرستوں، جن کے دستخط سرکاری دستاویزات، پیش ڈیزائن نمونے، خالی اور فارم کی توثیق کر سکتے ہیں.

ریکارڈ رکھنے

دستاویز (200 فی سال سے بھی کم) کی کم سطح کے ساتھ چھوٹی تنظیموں میں اس ریکارڈ کو مدنظر رکھتے ہوئے کہ اس میں کوئی سوال ہے. سب کچھ فورسز کے ملازمین خود کو، یا اس سے بھی سر کا فیصلہ کیا جاتا ہے.

ریکارڈ رکھنے ذمہ داریوں براہ راست ملازم کے لئے نہیں ہیں اور ان کی ملازمت کے معاہدے میں بیان نہیں کر رہے ہیں، تو یہ ان کے افعال سونپ ایک فرمان جاری کرنے کی ضرورت ہے. یہ دستاویز اضافی فرائض، ذمہ داریوں اور معاوضے پینٹ کرنے کے لئے تفصیل سے کرنا چاہئے.

عملے کے ریکارڈ کی خصوصیات

آپ کی تنظیم کے ایک بھی ملازم چلتی تو آپ کو ملازمت کی دستاویزات کو پیدا کرے گا یقینی بنائیں. کیا HR آاٹسورسنگ کے سوال، ملازمین کی ایک چھوٹی سی تعداد کے ساتھ کمپنیوں کے لئے خاص طور پر اہم ہے.

HR آاٹسورسنگ - ملازمین کی ملازمت سے متعلق مخصوص دستاویزات کی نقل و حرکت کو یقینی بنانے کے لئے ہے. کارمک سیکشن - عام طور پر، ان کے فرائض ایک خصوصی یونٹ کی طرف سے کئے گئے. ان کے افعال کا استقبال، پروسیسنگ اور کی سٹوریج شامل HR دستاویزات. رازدارانہ ہیں جو ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ شامل ہے.

عملے کی کاغذی کارروائی عموما پرائیویسی اور محفوظ کرنے کی خصوصیات کے قوانین کے ساتھ مجموعی طور پر تعمیل سے الگ الگ منعقد کی.

دفتر کی اصلاح

ڈیجیٹل ٹیکنالوجی کی تیز رفتار ترقی کے باوجود، کئی تنظیموں کے کام کے فلو کو بہتر بنانے کے لئے یہ مشکل ہے. پرانے زمانے کاغذ خط و کتابت کی قیادت اور باقاعدہ نوشتہ جات منعقد کر رہا ہے.

اس کی وجہ سے دو عوامل ہے:

• جدت طرازی انٹرپرائز کے ملازمین کے خلاف مزاحمت؛
• فنانس کی کمی.

مینیجر کافی سرمایہ کاری کے ساتھ کام کے فلو کو اصلاح کی ایک اہم فراہم کرتا ہے یاد رکھنا چاہیے کہ اقتصادی اثر.