حالات جہاں وہ اجتماعی طور پر لے جایا جاتا ہے میں ضروری ہونے والے فیصلوں کے دستاویزی ثبوت کے لئے ضرورت. اکثر واقعات کے پروٹوکول کے طور پر ریکارڈنگ کے اعداد و شمار کے اس قسم کے استعمال کیا جاتا ہے ٹھیک کرنے کے لئے.
لفظ "پروٹوکول" کئی معنی ہیں - اسے نصب کیا جا سکتا ہے اور ایک مخصوص صورت حال میں طریقہ کار، اور مناسب طریقے سے بحث، بحث اور دوران تسلسل ڈیٹا کے استعمال کے ایک سرکاری دستاویز تیار کیا گیا فیصلہ سازی کے اجلاسوں، کانفرنسوں اور اجلاسوں میں. براہ کرم آگاہ انہوں نے کئی شکلوں کو ان کے مقصد میں اختلاف ہے کہ ہے کہ ہو. کرایہ داروں کے اجلاس کے منٹس مثال کے طور پر کے مقابلے میں کسی حد تک مختلف قسم کی ایک دستاویز ہے، تحقیقات حکام یا دیگر کی رپورٹ سپروائزری اتھارٹی.
مستقل / عارضی کالج کے کمیونٹی لازمی دستاویزات سے مشروط (حصص یافتگان، کرایہ داروں، بورڈ آف ڈائریکٹرز کی کمیٹی کے اجلاس) کا اجلاس. تنظیم یا گروپ کے چیئرمین کی طرف سے لئے گئے فیصلے پر منحصر ہے، اجلاس کی تفصیلات یا مکمل (تقاریر، مباحثوں، سوالات اور جوابات کا مکمل ریکارڈ) پر مختصر شکل میں منعقد کیا جا سکتا ہے. سیشن یا دیگر ذمہ دار شخص کے سیکرٹری کے دوران ایک اصول ہوتا ہے کہ ہر چیز کا ایک ریکارڈ رکھتا ہے کے طور پر، شرکاء کو فراہم متعلق مواد جمع کرتا ہے، اور پھر ایک ایک دستاویز میں ان لاتا ہے.
سرکاری کاغذ کے تقاضوں کے حوالے سے، وہ صحیح پالیسیوں گورننگ ریاستی معیارات میں وضع کیے گئے ہیں. مثال کے طور پر، کے مالکان یا دوسرے گروپوں اور تنظیموں کے نمائندوں کے کرایہ داروں کے اجلاس کے منٹ میں، دستاویز اور تنظیم کے نام کے علاوہ میں، واقعہ کی تاریخ اور ایجنڈے کے چیئرمین، سیکرٹری، اور میں شرکت جماعتوں کے اعداد و شمار کو اشارہ کیا جانا چاہئے.
/ اتفاق کیا فیصلہ کیا - کھیلیں - بنا دیا (اور) مندرجہ ذیل کے طور پر معلومات سکیم کا ایک خلاصہ ہے. ڈیٹا سیٹ کی درستگی کے چیئرمین اور سیکرٹری کے دستخط دستخط کیا جاتا ہے. اگر ضروری ہو تو، اجلاس کے شرکاء اس کے کسی بھی حصے سے منٹ کی ایک مکمل کاپی، اسی طرح ایک اقتباس کے طور پر حاصل کیا جا سکتا ہے.
معلومات ڈیٹا کی nuances میں سے کچھ اجلاسوں کے لئے اجتماعی آبادی کی عکاسی کرتا ہے کہ اپارٹمنٹ عمارتوں میں رہنے والے ایک دستاویز ہے. اس صورت میں، پروٹوکول کے homeowners اجلاس اس بات کا یقین واقعہ (لوگوں یا ایجنڈے پر غیر حاضر ووٹنگ کی اصل اجتماع) کا فارم پر اصل کا پتہ اور کہا کہ علیحدہ اعتراض کے علاقے ان سے تعلق رکھنے والے ان لوگوں کے حال اور ووٹنگ کی تعداد کے اعداد و شمار،، کر رہے ہیں.
اس کے علاوہ، دستاویز تک لازمی درخواست شرکاء (یا ان کے نمائندوں) کے خاندانی نام کی ایک فہرست اپارٹمنٹس کی تعداد کے ساتھ، کے قبضے میں ہے. مکینوں کی رائے غائبانہ موصول ہوئی تھیں، تو اضافی فہرست میں ایجنڈے پر تمام مسائل پر اس فیصلے نہ صرف انسانی کے اعداد و شمار پر تعین کیا جانا چاہیے، بلکہ. اس کے علاوہ، یہ بھی واضح ہے اور قبول فارم (اتفاق کرتا ہوں، اتفاق نہیں کرتے، رک جاؤ) کے ایجنڈے میں شناخت اشیاء کے لئے ہر شہری کی مرضی کی دستاویز کے بارے میں معلومات، گھر کا ایک حصہ میں ملکیت یا ایک مخصوص مقام کی ملکیت کے حق کی تصدیق، کے ساتھ ساتھ شامل ہونا چاہئے. صرف اس شرط کے تحت، منٹ ملاقات کے رہائشیوں درست ہو جائے گا.