خفیہ ریکارڈ کا انتظام: تنظیم اور انتظامی قوانین

اب سے، خفیہ ریکارڈ رکھنے - بس نہیں سرکاری حکام کا استحقاق. آج راز مہر دستاویزات تقریبا ہر بڑے کمرشل تنظیم ہے. اس مضمون میں آپ کو تمام خفیہ دستاویزات کی مناسب طرز عمل کے بارے میں سیکھ جائے گی.

کاغذی کارروائی میں رازداری کا تصور

کوئی مشقت سرگرمی، ایک ہی راستہ یا خفیہ یا خفیہ دستاویزات کے ساتھ ایک اور مربوط، ہمیشہ مشکلات، مسائل اور خطرات کی ایک بہت رکھتا ہے. وجہ کیا ہے؟ جن میں اہم ایک کے competently رازداری پہنے ہوئے کاغذات کے ساتھ کام کرنے حضور ناکامی ہے کئی وجوہات ہیں.

ایک آغاز کے لئے یہ سب ایک رہسی ہے کہ اس بات کا تعین کرنے کے لئے ضروری ہو جائے گا. اسرار کئی معنی ہیں. اکاؤنٹ میں سب سے زیادہ عام تعریف لینے کا تصور صرف چہرہ کی ایک محدود تعداد کے لئے دستیاب ہے کہ معلومات کا ایک قسم کے طور پر کیا جانا چاہئے تشریح کی ہے. بھید جو خفیہ رکھا جانا چاہئے انکشاف کرنے کی نہیں ہے رہنا. ایک اصول کے طور پر، اسرار جلد کھو گیا تھا، اور معلومات لوگوں کی بڑی تعداد کے لئے دستیاب بنایا. اس کے مطابق، خفیہ کارروائیوں کی تنظیم غیر ضروری ہو جاتا ہے.

رازداری

اس وقت، رازداری کئی بنیادی اقسام ہیں. ہم نے ایک خفیہ آفس کا کام، ایک ہی راستہ یا ریاست کے معاملات کے ساتھ کسی دوسرے کے متصل بارے میں بات کر رہے ہیں تو، تمام دستاویزات تین اہم اقسام میں تقسیم کیا جاتا ہے:

• خصوصی اہمیت؛
• اوپر خفیہ؛
• سرکاری استعمال.

یہ درجہ بندی "ریاست پر. راز" جولائی 21، 1993 کی خصوصی وفاقی قانون کی طرف سے مقرر کیا جاتا ہے. گدھ میں سے ہر ایک میں کیا اوپر ہے؟

"خصوصی اہمیت" کے طور پر درجہ بندی رازداری کی اعلی ترین ڈگری کی نمائندگی کرتا ہے. قدرتی طور پر، اس طرح ایک کی حیثیت سے اب تک ہر دستاویز سے حاصل کر سکتے ہیں. مثال کے طور پر، ریاست یا لوگوں میں سے کسی گروہ سے اہم نقصان خصوصی اہمیت گردن افتتاح کے معاملے میں لاگو کیا جا سکتا ہے. کہ متعلقہ دستاویزات کی اس طرح سے کیوں تحفظ ہے.

"خفیہ" کے طور پر درجہ بندی بھی ریاستی راز کی کسی قسم پر مشتمل دستاویزات کو تفویض کیا جاتا ہے. اس معاملے میں کاغذات میں اس قسم کے ساتھ نمٹنے جب سخت ریگولیشن شناخت ہے.

"سرکاری استعمال" مہر، ایک اعلی سیکورٹی دستاویزات فراہم نہیں کرتا، تاہم، شدید ان کے استعمال کو محدود. خفیہ کاغذی کارروائی کی اس طرح نصب کیا، عام طور پر تجارتی ڈھانچے میں.

درجہ بندی کی ترتیب

قانون کی تمام درجہ بندی کے لئے طریقہ کار بھی ایک ریاست قائم کرتا ہے. خفیہ اوپر دی گئی. اس دستاویز کے مطابق، خفیہ میں، ریاست کے تابع، شامل کر سکتے ہیں:

• فوجی دائرہ کے بارے میں معلومات؛
• معاشیات، انجینئرنگ یا سائنس کے بارے میں معلومات؛
• خارجہ پالیسی یا معلومات کا اقتصادی شعبوں کے بارے میں؛
• جوابی، آپریشنل اور انسداد دہشت گردی کی پالیسی کے تفتیشی سرگرمی، اور اسی طرح کی. D کے بارے میں معلومات.

کس طرح دستاویزات کو خفیہ رکھا جا کرنے کے لئے کر رہے ہیں؟ نوٹ کریں کے لئے اہم بات خاص مجاز ماہرین کی موجودگی ہے. مخصوص مہارت ورکنگ کے حامل افراد بعض سیکیورٹیز کی محفوظ ذخیرہ تیار کرنے کے. اس کے مطابق جس کے ساتھ مزید کام نہیں ہے، سب سے زیادہ مناسب سیکورٹی کی درجہ بندی کا انتخاب کرتا ہے. اصل میں، خفیہ ریکارڈ رکھنے - اس کے ملازمین اور مینیجرز کے ساتھ ایک بہت بڑا دائرہ.

رازداری کا نظام عزم اصول

سب سے زیادہ مجاز تعین کرنے کیلئے رازداری کی ڈگری وقفہ وقفہ ہونا چاہیے خاص اصولوں کا اطلاق. نظام کے اصولوں پر - مندرجہ ذیل بحث کاغذی کارروائی میں ایک بھید کی تعریف پر مرکوز ہے. یہ کیا ہے؟

نظام کے نقطہ نظر کی اہم خصوصیت - مجموعی طور پر درجہ بندی کے مسئلے پر خصوصی توجہ. اس کی اہم تقریب دو باہمی کو متاثر رجحانات رکھنے کے لئے ہے اہم معلومات کے پھیلاؤ کو روکنے کے لئے، ایک طرف؛ دوسرے پر - بڑے پیمانے پر درجہ بندی اور نتیجے کے مسائل سے بچنے کے لئے.

کس طرح کے دفتر کے خفیہ رکھتے ہوئے کرتا ہے؟ دو اہم میکانزم موجود ہیں: overstatement اور رازداری کا خاموش. Overstatement نمایاں طور پر ضروری معلومات کا تبادلہ کرنے کے لئے امکان سنکری، کمی کے عمل کو کمزور.

دیگر اصولوں

کیا دوسری اصولوں اور خفیہ کارروائی کے قوانین ممیز کیا جا سکتا ہے؟ نظام کے علاوہ میں، یہ بھی جانبداری نوٹنگ کے قابل ہے. مقصد کیا ہے؟ آپ ایک مختصر وضاحت دے، تو یہ مندرجہ ذیل کے طور پر لگتا ہے: خفیہ دستاویزات کے ساتھ نمٹنے جب ساپیکش نظریے اور مفروضوں کی ہر طرح سے رہنمائی نہیں کیا جا سکتا. جس کے مطابق قوانین کا ایک مخصوص سیٹ ہونا لازمی ہے، اور تمام ضروری اقدامات تیار کیا جائے گا.

اصلاح کے اصول - راز دفتر کے ایک اور لازمی عنصر ہے. بہترین اور بہترین حل ہے - اس کے مرکزی زور ہے کہ خفیہ دستاویزات میں ڈیٹا کی کم از کم رقم ہے. سرپلس معلومات صرف سلامتی کے لئے ضروری کی سطح کو پریشان کرے گا.

متواتر معائنہ اصول خفیہ دستاویزات کی مسلسل نگرانی ہے.

خفیہ دستاویزات کی جانے والی ترامیم پر

پہلے سے ہی ذکر کیا ہے، ایک دستاویز کی رازداری کی ڈگری ڈیٹا کی ایک مخصوص فہرست کے مطابق مقرر کیا جاتا ہے. بعد دستاویزات کی درجہ بندی پر درجہ بندی اور محفوظ کرنے کے لئے بھیجا جائے گا. یہ ان دستاویزات میں تبدیلیاں کرنا ممکن ہے؟

ہدایات خفیہ آفس کا کام، ریاست پر وفاقی قانون بھی شامل ہے. خفیہ مقصد حالات اور حالات جس کے تحت دستاویزات پر نظر ثانی کرنے کے لئے موضوع، ڈگری مختلف ہیں کی ایک بڑی تعداد ٹھیک کرتا ہے. تاہم یہ غور کرنا چاہیے، بمعہ غیر مخفی یا تبدیلی دستاویزات کے لئے ڈیڈ لائن میں 30 سال کی حد سے تجاوز نہیں کرنا چاہئے. استثنا - ایک خصوصی بین المحکماتی کمیشن کے فیصلے. ایک درجہ بندی کے ساتھ معاملہ ہے، کو ہٹانے یا رازداری خصوصی افراد کے گروپ کی طرف سے اختیار کی جانے والی کم کرنے کے لئے کام کرتے ہیں.

خفیہ دستاویزات کی تباہی

ایک خفیہ دستاویز کی تباہی پر فیصلہ اس پر عائد رازداری پر منحصر ہے. خصوصی اہمیت یا اوپر خفیہ ذہن میں کوئی سوال کے نشان کے ساتھ گردن دوبارہ بین المحکماتی کمیشن کو حل کرتی ہے تو. یہ ایک تجارتی راز، ایک ہستی کی خفیہ دستاویزات ہے تو، یہ ماہرین اور ایگزیکٹوز کے ایک خصوصی کمیشن منعقد کرنا ضروری ہے. اس سے تنظیمی امور سے خطاب کریں گے اور انتظام کی اجازت دینا ہوگا.

تباہی کے عمل، جگہ لیتا ہے عام طور پر تین یا اس سے زیادہ لوگوں پر مشتمل ہے. کاغذ خصوصی مشینوں کی مدد سے تباہ کر دیا - کاغذ تبدیل مشینیں. رجسٹریشن فارم میں ایک نشان برداشت کرنا ہوگا، اکاؤنٹنگ دستاویزات وضاحت کرتا ہے. یہ بھی خفیہ دستاویزات کی تباہی اندرونی انوینٹری کے خاتمے کے ساتھ متوازی میں کیا کیا جانا چاہئے کہ غور کرنا چاہیے.

نجی دفتر کے قوانین

مندرجہ ذیل بحث کمپنیوں یا دیگر تجارتی اداروں کی خفیہ دستاویزات پر مرکوز ہے. خفیہ دستاویزات کے ساتھ کام کرتے ہیں تو چند بنیادی قوانین اور ضروریات پر غور کرنے کی ضرورت ہے. یہ سب سے اہم نکات کو اجاگر کرنے کے قابل ہے:

• آپ کی دستاویزات تک غیر مجاز افراد کی رسائی پر سخت کنٹرول کے ساتھ عمل کرنا ہوگا. ہم عملے کے بارے میں بات کر رہے ہیں. اس طرح، سیکورٹی ایک گارڈ یا سیکورٹی سروس کے ذریعے قائم کیا جانا چاہئے.
• یہ درست طریقے سے خفیہ دستاویزات کے ساتھ کام کرنے کے اہل افراد کا تعین کرنے کے لئے ضروری ہے. اس کے مطابق، وہ دینا چاہئے، اور خصوصی اختیارات.
• ایک واضح ہدایات (میمو) خفیہ دستاویزات کے ساتھ کام کرنے کے لئے تیار کیا جانا چاہئے. تمام مزید کام اس کے ساتھ سخت مطابق منظم کیا جانا چاہئے.
• ملازمین کے ساتھ تجارتی اور صنعتی رازوں کی عدم انکشاف کے معاہدے کئے جائیں.
• یہ خفیہ دستاویزات تک رسائی کے حقدار افراد کے لئے ایک مستقل مالی ترغیبات ہونا چاہئے. خاص طور پر، کسی بھی خفیہ آفس کا کام شخص قابو سے ذاتی قیادت کے تحت ہونا چاہیے.

یہ تمام بنیادی قوانین خفیہ یا خفیہ دستاویزات کے ساتھ نمٹنے جب پیروی کی جائے ضروری ہے کہ ہے.

خفیہ دستاویزات کے ماہرین کے فرائض

ملازمین ہر ایک مختلف کمپنی میں، راز کے ریکارڈ کے انتظام تک رسائی حاصل کرنے والے کے فرائض. کسی بھی صورت میں، خفیہ دستاویزات کے ساتھ کام کرنے کے لئے معیاری ہدایات کے طور پر ایسی کوئی بات نہیں ہے. تاہم، یہ سب سے زیادہ عام اور مشترک نکات ہیں جو خفیہ کاغذات کے ساتھ کرتا ہے ہر ملازم یاد ہونا چاہئے کہ شناخت کے لئے اب بھی ممکن ہے. خاص طور پر، ہم اس حقیقت کے بارے میں بات کر رہے ہیں:

• ملازم دستاویزات کی سٹوریج، تحفظ یا تبدیلی کے لئے ذاتی طور پر ذمہ دار ہے.
• ملازم، چوکس ذمہ دار اور توجہ ہونا ضروری ہے. غیر مجاز افراد کی طرف سے کوئی کوششوں دستاویزات تک رسائی حاصل کرنے کے فورا روکا جانا چاہئے.
• ملازم جانتے ہیں اور خفیہ دستاویزات کے ساتھ کام کرنے کے لئے ہدایات کے ساتھ عمل کرنا ہوگا.

اس کے علاوہ، آپ کو حقیقت کے ماہر ایسا کرنے سے منع کیا جاتا ہے کہ کو اجاگر کرنا ضروری ہے. ان میں شامل ہیں:

• خفیہ معلومات کے کسی غیر مجاز افراد کی طرف پوسٹس؛
• مینجمنٹ کے علم کے بغیر ہٹانے، نقل و حمل یا ترمیم دستاویزات؛
• ملازم کے دائرہ اختیار میں نہیں ہے جس کے معاملات پر دستاویزات کے ساتھ تعارف؛
• مینجمنٹ کے علم کے بغیر دستاویزات کی تباہی.

ظاہری خفیہ دستاویزات کی

یہ خفیہ دستاویزات کی احاطہ طرح نظر آنا چاہئے اس کے بارے میں سب سے زیادہ عام معلومات کے نتیجے میں کرنا چاہئے. تقریبا کسی بھی خفیہ ریکارڈ کا انتظام محکمہ مندرجہ ذیل قواعد انوائسز:

• اوپری دائیں کونے - سیکورٹی کی درجہ بندی؛
• AFC - انونٹری تعداد؛
• مہر کامل رازداری اوپری دائیں کونے سے سرخ لکیر ہونا چاہئے دستاویزات ہے؛
• چادریں گنے اور سلے دھاگہ کیا جانا چاہئے.

قدرتی طور پر، سیکیورٹیز کی اس قسم کے لئے بہت سے دیگر ضروریات ہیں. تاہم، جیسا کہ اوپر بیان لمحات خفیہ دستاویزات کے تقریبا کسی بھی شکل سے متعلق.